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档案文件销毁中心档案管理档案销毁程序
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档案管理档案销毁程序：对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
档案管理制度
制度名称档案管理制度受控状态
编号
执行部门监督部门考证部门
章总则
第1条目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。
第2条管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章企业档案管理体制
第3条归档范围
（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第4条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章平时归卷
第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第四章立卷
第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条在归档的文件材料中，应将每份文件的与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的年立卷；跨年度的总结放在针对的一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第14条、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章档案借阅、利用工作
第17条企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第18条借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
（3）借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第七章附则
第22条本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

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对文件销毁的细节需高度重视

文件销毁不当会造成不少的损失，很多企业或公司对于机密文件销毁的细节，并没有特别的重视，往往会对公司的经济利益产生不利的影响，文件销毁需要注意哪些细节呢？首先从企业内部开始做起，公司内部应该制定相关的规章制度进行约束管理，员工必须严格执行，对于公司的机密文件必须要保密，以及对机密文件进行处理，整理规范，对于作废的文件要放到一边去，不要随便乱扔。?? 公司内部的事情做好之后，文件被泄露的机会就会降低很多，并不是内部做好就可以了，还需对文件销毁制定一些方针，才能保证万无一失，保证重要文件不被其他竞争对手轻易的获得，挽回公司的损失。?? 需要找一家专业的提供文件销毁的公司，注意要专业、服务要好，否则公司的文件将会被泄密的可能，主要看公司的成立年限和文化以及文件的销毁手段，建安文件销毁公司就是专门提供文件销毁的服务公司，销毁设备是现代高科技，运用现代化管理、数字化服务，全程的360度监控，加强了保密的严密性。专业文件销毁中心服务我们

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文件销毁中心泄密案例分析及防范案例

文件的销毁是指把不属于本机关立卷归档和没有保存价值的文件、资料、刊物等，按规定予以销毁。它是文件管理的一个环节，也是重要的一个环节。近几年中，许多地方在文件销毁过程中，因管理不善、不严，没有严格按照文件销毁的有关规定进行操作，造成文件散失，密级文件、资料失控，发生失、泄密事件，损害了党和国家的利益，教训深刻。文件管理规定虽然早有成文，而且三令五申，文件销毁过程中的失、泄密现象却仍然不时出现，这种现象应当引起我们的重视。下面，笔者试对文件销毁过程中发生的失、泄密事件作一些分析，希望对防止以后发生类似的失、泄密现象，更好地做好文件销毁工作，会有所裨益。一、多发时期从已发生的文件销毁过程中的失、泄密事件看，多发生在下列一些时候：（一）年终年初清理文件时。年终或者年初，每个单位都要进行一次文件清理，而这个时候，又是单位内部各项事务比较繁忙、人手比较紧缺的时期，忙则容易出乱、出错。负责文件清理的工作人员，如一身兼数职，还要干其他的事，或中途易人，就更可能造成忙中出错，清理文件时将密级文件与非密级文件混为一类，销毁时，又没有按销毁密级文件的规定操作，造成密级文件失控。（二）领导干部调动时。领导干部工作调动，急于到新的岗位，匆匆忙忙办移交，马马虎虎清理自己的办公室、文件柜和办公桌，只将正在手中传阅、处理的文件交回单位办公室，没有对自己所存放的文件进行彻底清理，把参加会议带回的密级文件，及其他流散在手中的密级文件和其他不要用的旧报刊、旧书籍捆在一起，或是未经登记就一把火烧掉，致使文件下落不明，或是拉到废品收购点卖掉，造成泄密。（三）修缮房屋时。修缮办公用房或领导干部修缮住房，对房间进行清理，销毁处理积存的文件、资料，但没有对存放的文件进行认真清理核对，误将密级文件夹在旧书报中出售给废品收购人员，造成失、泄密。如1991年底，某省一位行署专员之妻为修理住房，将多年积存未认真清理的文件、资料、书籍共57公斤，一次卖给小贩，其中有几十份密级文件。（四）单位搬迁时。单位调整办公用房，或者新建办公大楼，“旧貌换新颜”，搬进新楼图个新模样、新气象，将原有的旧东西统统处理掉，以示乔迁之乐，结果乐极生悲，销毁文件资料时，没有将密级文件与非密级文件分开处理，堆在一起装上车，拉到废品收购站，造成失、泄密。因为单位搬迁是整个搬迁，会将历年积存下来的文件资料进行处理，这种时候，一旦发生失、泄密事件，将是大量的、高密级的文件的流散失控，后果非常严重。（五）单位撤销或合并时。单位撤销或合并，人心浮动，无人管事，应移交的文件没有按要求移入档案管理部门或并入的单位，应销毁的密级文件、资料没有严格按规定操作，只当一般的过期文件、资料处理，甚或有个别居心不良者，趁乱打“劫”，为图小利，故意将密级文件、资料当废品出售，造成失、泄密。二、泄密成因分析文件销毁过程中出现的大量的失、泄密现象，可以看出，造成失、泄密的成因，主要有一下几个方面：（一）销毁的都是已解密文件的错误心理。对密级文件、资料的保密期限和解密程序无知，以为凡是要销毁的密级文件、资料都是已经解密的。在这种心理作用下，销毁文件过程中，将密级文件、资料当作非密级文件、资料处理，造成失、泄密。可是在实际工作中，有些单位会将重分的密件，和对本单位作用不大，没有存档价值，但尚未解密的密件列入销毁文件的范围；还有，有些密级资料，可能已经部分公开，但部分公开不等于全部公开，即使是已经公开的那一部分，也许还和以前作为密件存在时，表述形式、方法会有所不同。比如新华社编的党内秘密刊物《内参选编》，常常就有这种情况。不懂得这个道理，就容易将密件和非密件混在一起处理，导致密件失控。（二）环节，不会出错的侥幸心理。有的人清楚销毁文件的有关规定，明明知道自己的行为与规定相违背，可能会造成失、泄密的后果，却心怀侥幸，以为文件从制发或从收文开始到销毁，经过了许多程序，许多阶段，很长的时间，没有出问题，现在到了销毁这的一道环节，也不会出什么问题，结果偏偏出了纰漏，造成失、泄密。如有人运送密级文件去销毁，文件不牢，途中丢失，造成失、泄密，就是这种侥幸心理影响下产生的后果。（三）“无密可保”的糊涂心理。“无密可保”是在相当一部分人思想中存在的错误观念，认为没有什么“国家秘密”存在。有的人由于存在这种错误观念，因而缺乏保密意识，对保密规定、保密知识一无所知。这种人在销毁文件过程中，密件与非密件不作区别，不分别处理，全部当做普通文件、资料处理，造成失、泄密事故的发生。（四）无需保密，存在的麻痹轻敌心理。认为现在搞改革开放，打开国门，便一切都要敞开。和各国交朋友，便不存在敌人，无需对人家保密，不知道既使是友好国家之间，也存在竞争。这些人销毁密级文件时，认为销毁密级文件的有关规定只是“小题大做”、“吹毛求疵”，在整个操作过程中马马虎虎，不按规定办，结果造成失、泄密。如有人将文件送到销毁点，当天没有销毁完毕，既不将剩下的文件带回，又不留人看守，结果文件被盗，造成失、泄密。（五）“有密难保”心理。思想上存在这种错误观点的人认为，人家科学技术发达，卫星天天在太空转，你想保密，也保不住。表现在销毁文件过程中，就认为密级文件上的“那点东西”别人早就知道了，因而放纵自己的行为，不严格按要求办，指出失、泄密。三、防范对策销毁文件过程中出现的失、泄密事故，在全部失、泄密事故中，占有相当大的比重，甚至会出现一次泄露大量国家秘密的严重后果，必须采取切实有力的措施，加强防范工作。（一）加强保密宣传教育、增强保密意识。克服“无密可保、有密难保、保密无用”的错误观点。这是保密工作的“老生常谈”，但却是一本“真经”，要采取多种方法坚持不懈地，不厌其烦地“念”下去。通过广泛的保密法规、保密知识以及国际形势的宣传教育，不断增强全体公民，全体国家工作人员特别的涉密人员的保密观念，真正把保守国家秘密，维护国家利益变成每个人的自觉行动。（二）切实落实文件销毁制度。密级文件销毁制度，象其他各项保密制度一样，大处着眼，小处着手，是总结不少深刻教训后建立健全的，也是保密工作的经验结晶。制度规定得很具体，好操作，关键是落实。只要严格地按要求做，就不会发生失、泄密事故。现在有的地方采取定期销毁和需销毁的文件统一由保密工作部门“集中销毁”的办法，这是针对文件销毁过程中失、泄密问题增多而加强文件销毁制度落实工作的一种新的做法。适合采用这两种方法的地方，不妨使用。（三）加强废品收购部门的管理和废品收购人员的教育管理。这是一项很重要的工作。这项工作做好了，对于做好文件销毁过程中的保密工作，以及防止出售到他们手中的密级文件、资料进一步流散，有效地制止和防止泄密事件的发生和扩大，有很大的帮助。其办法，一是保密工作部门加强同废品收购部门和人员的联系，使他们对保密工作部门的性质、职能有所了解。二是对其进行保密法规、保密知识教育，既要使他们清楚作为一个公民应承担的保密法律义务和责任，又要使他们懂得一些基本的保密知识，懂得如何区分密件与非密件，懂得如何配合保密工作部门做工作。三是要求这些部门和人员同保密工作部门签订保密工作合同，以此具体明确他们的义务、责任，以及必要的处罚措施。这项工作要取得工商、公安部门的协同配合。（四）严肃查处失、泄密事件。目前，对失、泄密责任人查处不严，保密工作部门权威性不够，是失、泄密事件不断发生的原因之一。要有效地防止文件销毁过程中失、泄密现象的不断发生，就要对文件销毁过程中，违反有关规定造成失、泄密文件的责任人，进行严肃查处，并在一定范围内予以通报，以维护保密工作的严肃性和保密工作部门的权威性。